IT en digitalisering
Chris Berghs

Wie ben je en wat is jouw rol binnen Van Zon?

“Ik ben Chris Bergs en ben verantwoordelijk voor de digitalisering van bedrijfsprocessen bij Van Zon. Dat gaat over allerhande flows, bijvoorbeeld de webshop of de aansturing van onze vertegenwoordigers. We werken daarvoor sinds 2015 samen met onze IT-partner TCOG. Als er problemen zijn in de software proberen we dat samen met hen op te lossen.”

“Ik ben al 34 jaar actief bij Van Zon. Eerst als administratieve kracht, onder meer om bestellingen in te geven. Toen de moeder van Marion Van Zon, Lizet, eens uitviel, ben ik ook inkomende facturen gaan afhandelen. Zo ben ik in de job gerold. Samen met de boekhouder ben ik destijds seminaries gaan volgen om te leren hoe alles in zijn werk gaat. Ik heb daar tot op de dag van vandaag nog geen spijt van gehad.”

Hoe belangrijk is digitalisering voor Van Zon?

“Heel belangrijk, als je ziet waar we vandaag staan. Zonder digitalisering van bedrijfsprocessen zouden we niet kunnen wat we vandaag doen.”

“Een jaar of 8 geleden hebben we wat dat betreft een ‘groeispurt’ gehad. In 2016 hebben we een nieuw ICT-systeem geïnstalleerd, kort voordien hadden we een nieuwe IT-partner gekozen. Toen hebben we nieuwe mogelijkheden ontdekt en tegelijk is het aanbod aan tools en apps enorm gegroeid. Voor het digitaal uitsturen van facturen bijvoorbeeld zou vroeger maatwerk nodig zijn. Nu koppel je zo’n toepassing gewoon aan.”

Hoe past Van Zon digitalisering toe in de bedrijfsvoering?

“We zijn heel ‘diep’ gegaan. Van bij het ontwerp van ons systeem. Maar we hebben bereikt wat we wilden bereiken. Een pijnpunt vroeger was om een duidelijk zicht te hebben op de voorraad. Vroeger wisten we wel hoeveel items er waren, maar niet waar die zich precies bevonden. Nu weten we op elk ogenblik precies – op welk schap – elk item zich bevindt, in de pick-voorraad én in de bulk-voorraad.”

“Het voorraadbeheer is ook volledig gecentraliseerd in Lommel. Vroeger had de ene winkel een overschot en de andere een tekort. We kunnen voor elk artikel ook een maximum- en minimumvoorraad bepalen en een automatisch aankooporder laten genereren als het minimum bereikt is.”

“Een ander voorbeeld: een orderpicker heeft maar een half uur training nodig – stemtraining – om zijn werk te kunnen doen. Een inkomend order op de webshop wordt omgezet in een gesproken instructie. De orderpicker voert dat met oortjes en handscanner uit. Het order is klaar voor verzending en alles is in één beweging ook geregistreerd. Dat is een hele weg die we hebben afgelegd.”

“We zijn destijds, in 2016, links en rechts en onder meer bij een heel grote leverancier ons licht gaan opsteken. Die zeiden toen: ‘chapeau als jullie dat klaarspelen’, maar kijk, het is ons gelukt.”

 “Digitalisering hoog op de agenda hebben staan … dat is voor Van Zon ‘Goede Zaken’ doen.”

“Digitalisering is een continu proces, je bent nooit klaar. Werkpunten die op de agenda staan zijn onder meer het digitaliseren van inkomende documenten – zoals de leveringsbon, zodat we digitaal kunnen checken of de levering overeenstemt met het aankooporder. De verdere uitbouw van de webshop en intelligente routeplanning voor onze vertegenwoordigers komen er ook aan.”

“Volgend jaar beginnen we gesprekken om in de loop van 2025 weer over te schakelen op een nieuw systeem. We moeten bekijken wat we behouden en wat beter kan. Dat worden lange, lange gesprekken. Maar ver vooruit kijken en digitalisering hoog op de agenda zetten, is voor Van Zon inderdaad ‘Goede Zaken’ doen.”