Horeca Van Zon NV
Privacyverklaring events
1. Wie zijn wij
Horeca Van Zon NV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring beschreven worden. Concreet: wij bepalen waarom en hoe jouw gegevens verwerkt worden.
- Horeca Van Zon NV
- J & R Vlegelsstraat 7, 3920 Lommel, België
- Ondernemingsnummer BE0419.131.456
- T +32 11 44 07 20 · info@vanzon.be
Vragen over je gegevens of over deze verklaring? Mail privacy@vanzon.be.
2. Welke gegevens verwerken wij
Afhankelijk van je relatie met ons gaat het om:
- Identificatie- en contactgegevens — naam, zaaknaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie.
- Bedrijfsgegevens — ondernemingsnummer, btw-nummer, type horecazaak.
- Klant- en bestelgegevens — bestellingen, leveringen, facturen, betalingen, klantenkaart.
- Deelname aan events — inschrijvingen voor masterclasses, beurzen en demo's, aanwezigheid, eventuele allergenen of dieetwensen die je zelf doorgeeft.
- Communicatie — e-mails, telefoongesprekken en berichten die je ons stuurt.
- Marketinggegevens — je voorkeuren, of je onze nieuwsbrief opende of aanklikte, en of je je uitschreef.
- Beeldmateriaal — sfeerbeelden (foto's en korte video-opnames) van onze events, als je daarvoor toestemming gaf. Wie liever niet in beeld komt, geeft dat ter plaatse aan en wordt niet gefotografeerd.
- Websitegegevens — IP-adres, apparaat- en browserinformatie, surfgedrag via cookies. Zie ons cookiebeleid.
Wij vragen je nooit om gevoelige gegevens (zoals gezondheid, politieke of religieuze overtuiging). Geef je ons spontaan een dieetwens of allergie door voor een event, dan gebruiken we die uitsluitend om je die dag correct te bedienen en verwijderen we ze daarna.
3. Waarom en op welke grondslag
De AVG vraagt dat wij voor elke verwerking een wettelijke grondslag hebben. Dit is ons overzicht:
| Wat we doen | Waarom | Grondslag |
|---|---|---|
| Klantenbeheer, bestellingen, leveringen en facturatie | Om onze afspraken met jou als klant of leverancier uit te voeren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Inschrijvingen voor masterclasses en events verwerken | Om je plaats te reserveren, je een bevestiging en praktische info te sturen en de dag zelf te organiseren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Nieuwsbrieven en commerciële berichten naar klanten en professionele contacten | Om je op de hoogte te houden van ons assortiment, acties en events die relevant zijn voor je zaak | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) — je kan altijd bezwaar maken |
| Nieuwsbrieven naar wie (nog) geen klant is | Om je onze acties en events te laten ontdekken | Jouw toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Sfeerbeelden van events publiceren | Om te tonen wat we doen, op onze website, social media en in drukwerk. Wij maken enkel sfeerbeelden, geen geposeerde portretten of testimonials | Jouw toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Gegevens delen met de partner of host van een event | Zodat die partner je informatie over zijn assortiment kan bezorgen | Jouw toestemming (art. 6.1.a AVG) |
| Boekhouding, fiscale en wettelijke verplichtingen | Omdat de wet ons dat oplegt | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Website beveiligen, misbruik en fraude tegengaan | Om onze systemen en onze klanten te beschermen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) |
Toestemming is altijd vrij en intrekbaar. Gaf je toestemming voor sfeerbeelden, een
nieuwsbrief of doorgifte aan de partner van een event? Dan kan je die op elk moment intrekken via
privacy@vanzon.be, zonder opgave van reden en zonder gevolgen
voor je klantrelatie. Wat we vóór de intrekking deden, blijft rechtsgeldig.
4. Met wie delen wij je gegevens
Wij verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen wanneer dat nodig is, met:
- Onze medewerkers, en enkel wie ze nodig heeft voor zijn werk.
- Dienstverleners die voor ons werken.
- De partner of host van een event, maar uitsluitend als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming gaf. De naam van die partner staat altijd bij het vinkje op het inschrijfformulier, zodat je op voorhand weet met wie je gegevens gedeeld worden.
- Overheden en instanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij bewaren je gegevens bij voorkeur binnen de EER. Gebruikt een van onze dienstverleners servers buiten de EER, dan gebeurt de doorgifte enkel met de passende waarborgen uit de AVG — een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen. Je kan een kopie van die waarborgen opvragen via privacy@vanzon.be.
6. Hoe lang bewaren wij je gegevens
Niet langer dan nodig. Concreet:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Klantgegevens en bestelhistoriek | Duur van de relatie + [10] jaar |
| Facturen en boekhoudkundige stukken | [7] jaar, zoals de wet voorschrijft |
| Inschrijvingen voor events | [24] maanden na het event |
| Dieetwensen en allergenen voor een event | Tot [1] maand na het event |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot je uitschrijving, en automatisch verwijderd na [5] jaar zonder interactie |
| Bewijs van je uitschrijving of bezwaar | Onbeperkt, zodat we je niet opnieuw contacteren |
| Sfeerbeelden van events | [5] jaar, of korter als je je toestemming intrekt |
| Cookies en websitegegevens | Zoals beschreven in het cookiebeleid |
7. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG de volgende rechten. Je oefent ze uit door te mailen naar privacy@vanzon.be.
- Inzage — weten welke gegevens wij van je hebben en er een kopie van krijgen.
- Verbetering — foute of onvolledige gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering — je gegevens laten wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bijhouden.
- Beperking — de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld terwijl we een betwisting onderzoeken.
- Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kan je altijd en zonder motivering bezwaar maken.
- Overdraagbaarheid — de gegevens die je ons gaf in een gangbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.
- Intrekken van je toestemming — op elk moment, voor alles waarvoor je toestemming gaf.
Wij antwoorden binnen één maand. Is je vraag complex, dan kunnen we die termijn met twee maanden verlengen — we laten je dat dan tijdig weten. Om misbruik te vermijden kunnen we vragen je identiteit aan te tonen.
8. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten — meestal raken we er samen uit. Je hebt daarnaast altijd het recht om klacht in te dienen bij de toezichthouder:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
T +32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
T +32 2 274 48 00 · contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
9. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang: toegangsbeheer op basis van functie, beveiligde verbindingen, back-ups, en afspraken met onze dienstverleners. Zou er ondanks alles toch een datalek zijn met een hoog risico voor jou, dan brengen wij je en de Gegevensbeschermingsautoriteit op de hoogte zoals de AVG voorschrijft.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking of de regelgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op vanzon.be, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij een ingrijpende wijziging brengen wij je actief op de hoogte.